COMO CONTABILIZAR EFECTOS COMERCIALES IMPAGADOS

Los estudiantes para aprender contabilidad resuelven supuestos que incluyen casos sobre como contabilizar efectos comerciales impagados. En la práctica contable, el flujo de asientos del PGC y el PGCPYMES para la contabilización tradicional de los efectos comerciales impagados y los créditos comerciales factorizados no supone dificultad alguna, ya que puede efectuarse automáticamente por medio de asientos predefinidos o encontrarse embebida dentro del código de uno de los procedimientos de un ERP.

Lo que no es habitual es "practicar" la contabilización de saldos impagados cuando el sistema de pago lo controla el cliente puesto que el Plan General de Contabilidad no ha tenido en cuenta esta posibilidad. Nos referimos a las modalidades de pago en las que el cobro de los vencimientos depende de la iniciativa del deudor, como sería el caso de: “reposición de fondos”, “transferencia a 30 días f/f”, “pagaré de c/c. a 15 días”, etc.

Veamos un ejemplo:

Venta de mercaderías por valor de 6.000,00€ a pagar en dos plazos:

  • 3.000,00€ por transferencia bancaria a 15 días f/f.
  • 3.000,00€ pagaré de c/c., vencimiento 30 días f/f.

Al cabo un mes, no se ha recibido la transferencia bancaria y el banco no atiende, por incorriente, el pagaré a su vencimiento.

El balance de sumas y saldos nos daría la información siguiente:

  • 4300.  CLIENTES, EUROS ....................................... 3.000,00
  • 4315. EFECTOS COMERCIALES IMPAGADOS .... 3.000,00

Al responsable de una micro o de una pequeña empresa posiblemente poco le preocupe el saldo de la cuenta de Efectos Comerciales Impagados, ya que en su memoria estará presente la cifra real impagada, los 6.000,00€. Su tarea urgente e importante será cobrar este saldo lo antes posible para mejorar la liquidez de la empresa y porque su experiencia le dirá que el paso del tiempo convierte los saldos impagados en fallidos.

Las medianas y grandes empresas, que sí utilizan la información contable para la toma de decisiones y consideran estratégica la información integral de su cartera de clientes, han encontrado la solución a esta carencia de la contabilidad tradicional en los actuales sistemas informáticos de gestión ERP.

Cualquiera de estos sistemas puede generar en tiempo real toda la información necesaria para el seguimiento y contabilización de los impagados. Bastará un simple «click» para obtener:

  • Listados de cobros atrasados agrupados por:
  • Vencimiento
  • Cliente
  • Zona, Delegación, Agente comercial, etc.
  • Modalidad de cobro: recibos domiciliados, efectos comerciales, etc.
  • Estadísticas sobre: índice de impagados (cliente, modalidad de cobro, zona, agentes, etc.), días de demora, plazos medios de cobro, etc.
  • Extractos integrales de clientes con desglose de los importes impagados, número, importes, gastos de devolución, calculadora de recobro de intereses y gastos repercutibles, etc.
  • Control del riesgo bancario: clasificaciones comerciales (descuento y gestión de cobro), líneas de factoring, límites para anticipos de créditos.
  • Contabilización automática de los asientos por el recobro del importe impagado o la refinanciación de los saldos impagados.

ORGANIGRAMA CLIENTES

Organigrama de clientes

A partir de este organigrama se estructura la base de datos que facilita la información global del cliente y en nuestro caso permitiría seguir online la traza de un impagado. El control puede abarcar desde el momento inicial, cuando el cliente solicita el pedido, hasta el punto final en el que se efectúa su regularización por el pago o por el traspaso a «fallidos». Fácilmente podría comprobarse si el origen del impagado proviene de un fallo en la cadena de suministro o en un simple error administrativo.

GASTOS DE DEVOLUCIÓN

La resistencia de una parte de la clientela para asumir los gastos de devolución origina importantes fugas de rentabilidad a las compañías. Pueden evitarse disputas comerciales por los gastos de devolución si de antemano se convienen las condiciones relativas a su repercusión.

En cuanto a la contabilización de los gastos de devolución, se registrarán:

  • En cuenta auxiliar de la 626. SERVICIOS BANCARIOS Y SIMILARES, si provienen de efectos en gestión de cobro, créditos factorizados o créditos anticipados.
  • Y en cuenta auxiliar de la 669. OTROS GASTOS FINANCIEROS, o, incluso, en cuenta auxiliar de la 6653. INTERESES POR DESCUENTO DE EFECTOS EN OTRAS ENTIDADES DE CRÉDITO, si provienen de un efecto descontado.

ASIENTOS

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COMENTARIO FINAL

Memorizar la estructura de asientos para contabilizar impagados puede ser útil para superar un examen de contabilidad. Sin embargo, en el ámbito profesional hoy en día, para desempeñar con eficacia un puesto de administrativo, de responsable o de asesor, se necesita conocer, además de la norma contable, los actuales procedimientos de gestión que aplican los erp, porque las empresas ya no ofertan puestos de trabajo para realizar el clásico desempeño de «administrativo contable».

Las compañías demandan profesionales que, además de poseer las esperadas habilidades propias del puesto, también acrediten tener capacidad para resolver situaciones imprevistas dentro del ámbito de su competencia, entre las cuales se encuentran las sobrevenidas por la adaptación a los cambios tecnológicos.

Eulogio Alonso
Diplomado Estudios Empresariales
Especialidad de Contabilidad e Información
Ex Director Oficina Bancaria

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